Giới thiệu & mục tiêu dự án
ADang là phần mềm giúp nhà trường giao việc, theo dõi tiến độ và tổng hợp báo cáo công việc nội bộ. Giai đoạn đầu triển khai thử tại Văn phòng Hành chính.
Vì sao cần phần mềm này
Hiện nay công việc trong văn phòng được giao qua tin nhắn Zalo, trao đổi trực tiếp hoặc giấy tờ. Cách làm này gây ra ba vấn đề lặp đi lặp lại.
Thông tin thất lạc. Nội dung trao đổi về một công việc nằm rải rác trong nhiều nhóm chat. Khi cần tra lại đã giao gì, giao cho ai, hạn khi nào thì phải cuộn tìm trong hàng trăm tin nhắn.
Không nhìn thấy tiến độ. Trưởng phòng không biết mỗi nhân viên đang làm bao nhiêu việc, việc nào sắp đến hạn, việc nào đã quá hạn. Muốn biết thì phải đi hỏi từng người.
Tổng hợp báo cáo mất thời gian. Cuối tháng phải ngồi gom thông tin từ nhiều nguồn để làm báo cáo. Việc này lặp lại mỗi kỳ và dễ sót.
Ba vấn đề trên lấy từ tệp Feature_List_MVP.xlsx. Phần định lượng — mỗi tháng mất bao nhiêu giờ tổng hợp báo cáo, bao nhiêu việc bị trễ vì quên — cần lấy từ buổi khảo sát thực tế tại trường. Xem Khảo sát hiện trạng.
Phần mềm này giải quyết được gì
| Vấn đề hiện nay | Sau khi có phần mềm |
|---|---|
| Trao đổi nằm rải rác trong Zalo | Mọi trao đổi về một việc nằm ngay trong việc đó |
| Không biết ai đang làm gì | Màn hình tổng quan đếm số việc theo từng trạng thái |
| Quên hạn hoàn thành | Hệ thống nhắc trước hạn một ngày, cảnh báo khi quá hạn |
| Tổng hợp báo cáo thủ công | Xuất ra tệp Excel theo khoảng thời gian cần |
| Không rõ ai chịu trách nhiệm | Mỗi việc có đúng một người phụ trách |
Mục tiêu của giai đoạn thử nghiệm
Giai đoạn này gọi là bản dùng thử — bản đầu tiên chỉ làm những chức năng thiết yếu nhất, đưa vào dùng thật để lấy phản hồi trước khi làm tiếp.
Mục tiêu không phải là làm ra phần mềm đầy đủ tính năng. Mục tiêu là trả lời được ba câu hỏi:
- Cán bộ văn phòng có dùng được phần mềm này hằng ngày không?
- Cách giao việc và theo dõi như thiết kế có phù hợp với cách làm việc thực tế của trường không?
- Có đáng mở rộng ra các phòng ban khác không?
Làm sao biết là thành công
Kết thúc giai đoạn thử nghiệm, dự án được coi là thành công nếu đạt các mốc sau.
| Tiêu chí | Ngưỡng đạt |
|---|---|
| Cán bộ dùng thật, không quay lại Zalo | Trên 80% số việc mới được tạo trên phần mềm |
| Người dùng tự thao tác được | Trên 80% cán bộ tự tạo và cập nhật việc mà không cần hỏi lại |
| Giảm thời gian làm báo cáo | Thời gian tổng hợp báo cáo tháng giảm ít nhất một nửa |
| Ổn định | Không có lỗi nào khiến người dùng không làm việc được quá nửa ngày |
Đây là ngưỡng do đội dự án đề xuất, dùng làm căn cứ đánh giá khi kết thúc giai đoạn thử nghiệm. Nhà trường có thể điều chỉnh khi thống nhất kế hoạch triển khai — nếu đổi thì cập nhật lại trang này và ghi rõ ngày đổi.
Phạm vi tóm tắt
- Nơi triển khai: Văn phòng Hành chính
- Người dùng: Ban Giám hiệu, Trưởng phòng, Nhân viên
- Số chức năng: 20 chức năng thiết yếu trong bản đầu, 6 chức năng để giai đoạn sau
Chi tiết xem Phạm vi, giả định & ràng buộc.
Ai nên đọc tài liệu nào
| Bạn là | Nên đọc |
|---|---|
| Ban Giám hiệu, cán bộ sở | Trang này và Phạm vi là đủ để nắm dự án |
| Trưởng phòng tham gia thử nghiệm | Thêm Danh sách chức năng và Hướng dẫn sử dụng |
| Người làm phần mềm | Toàn bộ, bắt đầu từ Chuẩn viết tài liệu |