Phạm vi, giả định & ràng buộc
Trang này nói rõ bản dùng thử làm gì và không làm gì. Mục đích là để các bên thống nhất kỳ vọng ngay từ đầu, tránh tình trạng đến lúc nghiệm thu mới phát hiện hiểu khác nhau.
Trong phạm vi bản dùng thử
Bản đầu tiên có 20 chức năng, chia thành 5 nhóm.
| Nhóm | Số chức năng | Nội dung chính |
|---|---|---|
| Tài khoản và phân quyền | 3 | Đăng nhập, quản lý người dùng, phân quyền theo vai trò |
| Quản lý công việc | 9 | Tạo việc, giao việc, cập nhật trạng thái, bình luận, đính kèm tệp, xác nhận hoàn thành, chuyển giao lại, huỷ việc |
| Màn hình theo dõi | 4 | Màn hình tổng quan, danh sách việc trễ hạn, màn hình việc của tôi, bộ lọc |
| Thông báo | 3 | Báo có việc mới, nhắc trước hạn, cảnh báo quá hạn |
| Báo cáo | 1 | Xuất danh sách công việc ra tệp Excel |
Danh sách đầy đủ từng chức năng xem tại Danh sách chức năng.
Ngoài phạm vi bản dùng thử
Sáu chức năng sau có trong kế hoạch nhưng để giai đoạn sau. Ghi ra đây để tránh hiểu nhầm là bị bỏ quên.
| Chức năng | Vì sao hoãn | Bản đầu xử lý tạm thế nào |
|---|---|---|
| Chia nhỏ việc thành danh sách mục con | Chưa cần cho việc hành chính thường ngày | Ghi các mục con trong phần mô tả |
| Xin gia hạn hoàn thành | Cần thêm luồng duyệt | Trao đổi qua phần bình luận, trưởng phòng sửa hạn trực tiếp |
| Việc con và quy trình duyệt nhiều bước | Đã thống nhất chuyển sang giai đoạn sau | Tách thành nhiều việc riêng |
| Bảng kéo thả trực quan | Danh sách thường đủ dùng cho quy mô một phòng | Dùng danh sách kèm bộ lọc |
| Báo cáo khối lượng theo nhân viên | Cần dữ liệu tích luỹ vài tháng mới có ý nghĩa | Lọc danh sách theo người phụ trách |
| Gửi thông báo qua Zalo | Cần thời gian đăng ký tài khoản Zalo OA | Thông báo trong phần mềm |
Những việc dự án này không làm
Ghi rõ để tránh kỳ vọng sai:
- Không quản lý hồ sơ học sinh, điểm số, thời khoá biểu
- Không thay thế phần mềm quản lý văn bản đi đến hiện có của trường
- Không chấm công, tính lương
- Không có ứng dụng cài trên điện thoại — dùng qua trình duyệt, giao diện hiển thị được trên điện thoại
- Không kết nối với phần mềm nào khác của trường trong giai đoạn thử nghiệm
Giả định
Dự án được xây dựng dựa trên các giả định sau. Nếu một giả định sai, phạm vi và kế hoạch phải xem lại.
| Giả định | Nếu sai thì sao |
|---|---|
| Mỗi cán bộ có một địa chỉ thư điện tử hoặc tài khoản riêng để đăng nhập | Phải làm thêm cách đăng nhập khác |
| Văn phòng có máy tính nối mạng ổn định trong giờ làm việc | Phải tính đến trường hợp dùng khi mất mạng |
| Cán bộ dùng được trình duyệt web ở mức cơ bản | Phải tăng thời lượng đào tạo |
| Cơ cấu phòng ban ổn định trong thời gian thử nghiệm | Phải làm thêm chức năng chuyển phòng ban |
| Nhà trường cử được người phụ trách tiếp nhận và phản hồi | Thiếu phản hồi thì không đánh giá được kết quả |
Ràng buộc
| Loại | Nội dung |
|---|---|
| Ngôn ngữ | Toàn bộ giao diện và tài liệu bằng tiếng Việt |
| Người dùng | Người dùng không chuyên về máy tính, giao diện phải đơn giản |
| Máy chủ | Chạy trên máy chủ riêng, không phụ thuộc dịch vụ trả phí theo số người dùng |
| Trình duyệt | Hoạt động trên Chrome, Edge, Safari bản hiện hành |
| Dữ liệu | Dữ liệu nội bộ nhà trường, không đưa ra dịch vụ bên thứ ba |
Rủi ro chính
| Rủi ro | Mức độ | Cách giảm thiểu |
|---|---|---|
| Cán bộ quen dùng Zalo, không chuyển sang phần mềm | Cao | Đào tạo tại chỗ, người phụ trách làm gương, giai đoạn sau nối thông báo qua Zalo |
| Nhập dữ liệu ban đầu tốn công, gây nản | Trung bình | Chuẩn bị sẵn danh sách tài khoản, không bắt nhập lại việc cũ |
| Yêu cầu phát sinh trong lúc thử nghiệm làm phình phạm vi | Trung bình | Ghi nhận vào danh sách giai đoạn sau, không chèn vào bản đầu |
| Nhân sự tham gia thử nghiệm thay đổi giữa chừng | Thấp | Tài liệu hướng dẫn đầy đủ để người mới tiếp nhận được |