Chuyển tới nội dung chính

Quy tắc nghiệp vụ

Quy tắc nghiệp vụ là những điều phần mềm luôn luôn phải tuân theo, bất kể ai thao tác. Đây là phần quan trọng nhất cần thống nhất với nhà trường, vì làm sai sẽ khiến phần mềm không khớp với cách làm việc thực tế.

Mỗi quy tắc có mã dạng BR-<số>.

BR-01 — Chỉ người giao việc mới được đóng việc​

Nhân viên làm xong thì chuyển việc sang trạng thái Chờ xác nhận. Người giao việc xem lại rồi mới chuyển sang Hoàn thành.

Vì sao: tránh tình trạng báo xong nhưng thực tế chưa đạt yêu cầu. Người giao việc là người biết thế nào là xong.

Hệ quả: nhân viên không có nút chuyển thẳng sang Hoàn thành.

BR-02 — Một công việc chỉ có một người phụ trách​

Không giao chung một việc cho nhiều người.

Vì sao: khi hai người cùng phụ trách, thường không ai thực sự chịu trách nhiệm. Một người phụ trách thì luôn rõ hỏi ai.

Nếu việc cần nhiều người làm: tách thành nhiều việc riêng, mỗi việc một người. Từ giai đoạn sau sẽ có chức năng việc con để xử lý gọn hơn.

BR-03 — Huỷ việc thì giữ lại lịch sử​

Việc bị huỷ chuyển sang trạng thái Đã huỷ, không bị xoá khỏi hệ thống.

Vì sao: cần tra lại được đã từng giao việc gì, vì sao huỷ. Xoá hẳn là mất dấu vết.

Hệ quả: phần mềm không có chức năng xoá vĩnh viễn công việc.

BR-04 — Hạn hoàn thành không bắt buộc​

Tạo việc mà chưa biết hạn thì để trống, bổ sung sau.

Vì sao: nhiều việc hành chính phát sinh chưa xác định được hạn ngay. Bắt nhập hạn sẽ khiến người dùng điền bừa.

Hệ quả: việc không có hạn thì không bị tính là trễ hạn và không có nhắc hạn.

BR-05 — Luồng trạng thái công việc​

Công việc chỉ được chuyển theo các mũi tên dưới đây.

Mới giao ──→ Đang làm ──→ Chờ xác nhận ──→ Hoàn thành
    │            │              │
    │            │              └──→ Đang làm   (người giao yêu cầu làm lại)
    │            │
    └────────────┴──────────────────────→ Đã huỷ
Từ trạng tháiSang trạng tháiAi được chuyển
Mới giaoĐang làmNhân viên phụ trách, Trưởng phòng, BGH
Mới giaoĐã huỷTrưởng phòng, BGH
Đang làmChờ xác nhậnNhân viên phụ trách, Trưởng phòng, BGH
Đang làmĐã huỷTrưởng phòng, BGH
Chờ xác nhậnHoàn thànhChỉ người giao việc. Nếu người giao đã bị khoá tài khoản thì Ban Giám hiệu xác nhận thay
Chờ xác nhậnĐã huỷTrưởng phòng, Ban Giám hiệu
Chờ xác nhậnĐang làm (trả lại để làm tiếp)Chỉ người giao việc. Nếu người giao đã bị khoá tài khoản thì Ban Giám hiệu làm thay
Hoàn thành(không chuyển được nữa)—
Đã huỷ(không chuyển được nữa)—

Nhân viên không huỷ được việc. Chỉ người giao việc mới quyết định một việc còn cần thiết hay không.

Huỷ được từ cả ba trạng thái mở, kể cả Chờ xác nhận. Trường hợp thật: nhân viên đã nộp, nhưng trong lúc chờ duyệt thì công việc không còn cần nữa. Bắt trả lại rồi mới huỷ là hai bước thừa.

Ban Giám hiệu có quyền tương đương Trưởng phòng, nhưng trên phạm vi toàn trường.

Hoàn thành và Đã huỷ là trạng thái cuối. Cần mở lại thì tạo việc mới và ghi rõ liên quan tới việc cũ.

BR-06 — Nhân viên chỉ thấy việc của mình​

Nhân viên không xem được việc của đồng nghiệp.

Vì sao: giảm nhiễu, mỗi người tập trung vào phần của mình.

BR-07 — Trưởng phòng chỉ quản lý phòng mình​

Trưởng phòng không xem và không thao tác được với công việc của phòng khác.

Ngoại lệ: Ban Giám hiệu xem được toàn bộ.

BR-08 — Việc quá hạn được tính thế nào​

Một việc bị tính là trễ hạn khi thoả cả hai điều kiện:

  1. Có hạn hoàn thành, và hạn đó đã qua
  2. Trạng thái chưa phải Hoàn thành hoặc Đã huỷ

Việc ở trạng thái Chờ xác nhận mà quá hạn vẫn tính là trễ, vì chưa được người giao việc xác nhận.

Phân biệt ai trễ​

Một việc quá hạn có thể do nhân viên làm chậm, cũng có thể do người giao việc chưa kịp duyệt. Hai trường hợp này tính khác nhau.

Trường hợpTính làAi cần nhắc
Chưa chuyển sang Chờ xác nhận, đã quá hạnNhân viên trễNhân viên và người giao việc
Đã chuyển sang Chờ xác nhận trước hạn, người giao chưa duyệtChờ duyệt quá hạnChỉ người giao việc
Chuyển sang Chờ xác nhận sau hạnNhân viên trễNhân viên và người giao việc

Phần mềm ghi lại thời điểm nhân viên chuyển sang Chờ xác nhận để phân biệt được. Ô "Trễ hạn" trên màn hình tổng quan đếm cả hai loại, nhưng danh sách chi tiết ghi rõ loại nào.

Vì sao tách: nếu gộp chung, nhân viên nộp đúng hạn vẫn bị ghi là trễ chỉ vì trưởng phòng bận chưa duyệt. Điều đó khiến con số báo cáo không phản ánh đúng và người dùng mất tin tưởng vào phần mềm.

BR-09 — Chuyển giao lại việc vẫn giữ lịch sử​

Khi đổi người phụ trách, phần mềm ghi lại ai là người phụ trách trước và ai chuyển.

Vì sao: cuối kỳ nhìn lại biết được việc đã qua tay những ai.

BR-10 — Không tự đăng ký tài khoản​

Tài khoản do người quản trị tạo và cấp. Người dùng không tự đăng ký.

Vì sao: đây là phần mềm nội bộ, chỉ cán bộ của trường mới được vào.