Đặc tả yêu cầu chức năng
Trang này mô tả chi tiết 20 chức năng bắt buộc của bản dùng thử: mỗi chức năng làm gì, cần nhập gì, cho ra kết quả gì, và xử lý ra sao khi có tình huống bất thường.
Sáu chức năng giai đoạn sau chưa đặc tả ở đây. Xem Danh sách chức năng.
Cách đọc một mục
Mỗi chức năng gồm sáu phần:
| Phần | Trả lời câu hỏi |
|---|---|
| Mô tả | Chức năng này để làm gì |
| Ai dùng | Vai trò nào thao tác được |
| Cần nhập | Người dùng phải điền những gì |
| Kết quả | Sau khi làm xong thì có gì |
| Các bước | Trình tự thao tác bình thường |
| Tình huống bất thường | Nhập sai, mất mạng, không đủ quyền thì sao |
Mục Tình huống bất thường quan trọng không kém các bước bình thường. Phần lớn phàn nàn của người dùng đến từ những tình huống này chứ không phải từ luồng thuận lợi.
Nhóm 1 — Tài khoản và phân quyền
FR-ACC-01 — Đăng nhập, đăng xuất
Mô tả: cán bộ vào phần mềm bằng tài khoản được cấp sẵn, và thoát ra khi dùng xong.
Ai dùng: cả ba vai trò.
Cần nhập: địa chỉ thư điện tử và mật khẩu.
Kết quả: vào được màn hình chính tương ứng với vai trò. Ban Giám hiệu và Trưởng phòng vào màn hình tổng quan, Nhân viên vào màn hình việc của tôi.
Các bước:
- Mở phần mềm, màn hình đăng nhập hiện ra
- Nhập địa chỉ thư điện tử và mật khẩu
- Bấm Đăng nhập
- Phần mềm mở màn hình chính
Tình huống bất thường:
| Tình huống | Phần mềm làm gì |
|---|---|
| Sai mật khẩu | Báo "Địa chỉ thư điện tử hoặc mật khẩu chưa đúng." Không nói rõ sai cái nào, để người ngoài không dò được tài khoản nào có thật |
| Tài khoản bị khoá | Báo "Tài khoản của bạn đã bị khoá. Vui lòng liên hệ Ban Giám hiệu." |
| Nhập sai nhiều lần liên tiếp | Chặn tạm theo đường truyền mạng, báo "Bạn thử quá nhiều lần. Vui lòng chờ ít phút rồi thử lại." |
| Gõ email viết hoa chữ đầu | Vẫn đăng nhập được. Phần mềm không phân biệt hoa thường ở địa chỉ thư |
| Bỏ trống ô nào đó | Báo ngay dưới ô đó, chưa gửi đi |
| Không thao tác 8 tiếng | Tự đăng xuất, lần sau vào phải đăng nhập lại |
Người dùng không tự đăng ký tài khoản — xem BR-10.
FR-ACC-02 — Quản lý danh sách người dùng
Mô tả: tạo tài khoản cho cán bộ mới, sửa thông tin, gán vai trò, khoá tài khoản người đã nghỉ.
Ai dùng: Ban Giám hiệu.
Cần nhập: họ tên, địa chỉ thư điện tử, phòng ban, vai trò. Số điện thoại không bắt buộc.
Kết quả: tài khoản mới xuất hiện trong danh sách, đăng nhập được bằng mật khẩu tạm do phần mềm cấp.
Các bước:
- Mở màn hình Người dùng
- Bấm Thêm người dùng
- Điền thông tin, chọn phòng ban và vai trò
- Bấm Lưu
- Phần mềm hiện mật khẩu tạm để bàn giao cho người đó
Tình huống bất thường:
| Tình huống | Phần mềm làm gì |
|---|---|
| Địa chỉ thư đã có người dùng | Báo "Địa chỉ thư này đã được dùng cho tài khoản khác." |
| Khoá tài khoản còn việc chưa xong | Cảnh báo "Người này còn N việc chưa xong. Bạn nên chuyển giao trước khi khoá." Vẫn cho khoá nếu xác nhận |
| Trưởng phòng mở màn hình này | Chỉ xem được danh sách phòng mình, không có nút thêm hay sửa |
| Nhân viên mở màn hình này | Không thấy màn hình này trong thực đơn |
Mật khẩu tạm chỉ hiện một lần ngay sau khi tạo. Quên thì đặt lại, không xem lại được.
FR-ACC-03 — Phân quyền theo vai trò
Mô tả: giới hạn mỗi người chỉ xem và thao tác được trong phạm vi của mình.
Ai dùng: áp dụng tự động cho cả ba vai trò, không ai thao tác trực tiếp.
Kết quả: người dùng chỉ nhìn thấy dữ liệu thuộc phạm vi của mình. Những nút không được phép bấm thì không hiện ra.
Phạm vi:
| Vai trò | Nhìn thấy công việc của |
|---|---|
| Ban Giám hiệu | Toàn trường |
| Trưởng phòng | Phòng mình và các tổ trực thuộc |
| Nhân viên | Chỉ việc được giao cho mình |
Tình huống bất thường:
| Tình huống | Phần mềm làm gì |
|---|---|
| Người dùng sửa địa chỉ trên trình duyệt để mở việc ngoài phạm vi | Chặn, báo "Bạn không xem được công việc của phòng khác. Nếu cần, hãy liên hệ trưởng phòng." |
| Trưởng phòng đang mở việc thì bị đổi phòng ban | Lần thao tác tiếp theo bị chặn, phải tải lại trang. Với nhân viên thì không ảnh hưởng, vì phạm vi của nhân viên tính theo việc được giao chứ không theo phòng |
Chi tiết đầy đủ xem Ma trận phân quyền.
Nhóm 2 — Quản lý công việc
FR-TASK-01 — Tạo công việc mới
Mô tả: người giao việc lập một công việc và giao cho cán bộ trong phòng.
Ai dùng: Trưởng phòng, Ban Giám hiệu.
Cần nhập:
| Thông tin | Bắt buộc |
|---|---|
| Tên việc | Có |
| Phòng ban phụ trách | Có — Trưởng phòng mặc định là phòng mình và không sửa được; Ban Giám hiệu phải chọn |
| Người phụ trách | Có |
| Mô tả chi tiết | Không |
| Hạn hoàn thành | Không — xem BR-04 |
| Mức ưu tiên | Không, mặc định là Thường |
Kết quả: việc mới ở trạng thái Mới giao, hiện trong danh sách của phòng và trong màn hình việc của tôi của người được giao. Người đó nhận thông báo ngay.
Các bước:
- Bấm Tạo việc mới
- Nhập tên việc
- Chọn người phụ trách từ danh sách cán bộ trong phòng
- Điền mô tả, hạn, mức ưu tiên nếu cần
- Bấm Lưu
Tình huống bất thường:
| Tình huống | Phần mềm làm gì |
|---|---|
| Bỏ trống tên việc | Báo "Vui lòng nhập tên công việc." |
| Chọn hạn là ngày đã qua | Cảnh báo "Hạn bạn chọn đã qua. Bạn có chắc không?" Vẫn cho lưu nếu xác nhận |
| Chưa chọn người phụ trách | Báo "Vui lòng chọn người phụ trách." Không cho lưu việc không có ai làm |
| Mất mạng lúc bấm Lưu | Giữ nguyên nội dung đã nhập, báo "Chưa lưu được. Kiểm tra kết nối rồi thử lại." |
| Nhân viên cố mở màn hình tạo việc | Không thấy nút Tạo việc mới |
FR-TASK-02 — Giao người phụ trách
Mô tả: chọn đúng một cán bộ chịu trách nhiệm cho mỗi việc.
Ai dùng: Trưởng phòng, Ban Giám hiệu.
Cần nhập: chọn một người từ danh sách cán bộ trong phòng.
Kết quả: tên người phụ trách hiện trên việc. Người đó thấy việc trong màn hình của mình và nhận thông báo.
Tình huống bất thường:
| Tình huống | Phần mềm làm gì |
|---|---|
| Muốn giao cho hai người | Không làm được. Mỗi việc một người — xem BR-02. Cần nhiều người thì tách thành nhiều việc |
| Trưởng phòng muốn giao cho người phòng khác | Danh sách chỉ hiện cán bộ phòng mình |
| Ban Giám hiệu giao việc | Chọn phòng ban trước, sau đó danh sách hiện cán bộ của phòng đó |
| Người được chọn vừa bị khoá tài khoản | Báo "Tài khoản này đã bị khoá, không giao việc được." |
FR-TASK-03 — Cập nhật trạng thái công việc
Mô tả: chuyển việc qua các bước từ lúc nhận đến lúc xong.
Ai dùng: cả ba vai trò, mỗi vai trò được chuyển những bước khác nhau.
Kết quả: trạng thái mới hiện trên việc, phần mềm ghi lại ai đổi và lúc nào.
Năm trạng thái:
| Trạng thái | Nghĩa là |
|---|---|
| Mới giao | Vừa được giao, chưa bắt đầu |
| Đang làm | Đang thực hiện |
| Chờ xác nhận | Nhân viên báo xong, chờ người giao duyệt |
| Hoàn thành | Người giao đã duyệt, việc kết thúc |
| Đã huỷ | Không làm nữa, giữ lại lịch sử |
Trình tự chuyển và ai được chuyển bước nào: xem BR-05.
Tình huống bất thường:
| Tình huống | Phần mềm làm gì |
|---|---|
| Nhân viên muốn chuyển thẳng sang Hoàn thành | Không có lựa chọn này. Chỉ chuyển được sang Chờ xác nhận — xem BR-01 |
| Muốn mở lại việc đã Hoàn thành | Không được. Tạo việc mới và ghi rõ liên quan tới việc cũ |
| Hai người cùng đổi trạng thái một lúc | Người sau nhận báo "Công việc vừa được người khác cập nhật. Tải lại để xem trạng thái mới nhất." |
| Nhân viên muốn huỷ việc | Không có nút Huỷ. Chỉ người giao việc mới huỷ được |
FR-TASK-04 — Đặt mức độ ưu tiên
Mô tả: đánh dấu việc gấp để người phụ trách biết làm trước.
Ai dùng: Trưởng phòng, Ban Giám hiệu.
Cần nhập: chọn Thường hoặc Gấp.
Kết quả: việc Gấp có dấu hiệu nổi bật trong danh sách và được xếp lên trên.
Tình huống bất thường: nếu đặt Gấp cho quá nhiều việc thì dấu hiệu này mất tác dụng. Bản dùng thử không chặn và không nhắc — đây là chuyện quản lý, không phải chuyện phần mềm.
FR-TASK-05 — Bình luận trong công việc
Mô tả: trao đổi về một việc ngay trong việc đó, thay cho nhắn tin qua Zalo.
Ai dùng: cả ba vai trò, trong phạm vi việc mình xem được.
Cần nhập: nội dung trao đổi.
Kết quả: bình luận hiện theo thứ tự thời gian, kèm tên người viết và lúc viết. Những người liên quan tới việc nhận thông báo.
Các bước:
- Mở chi tiết việc
- Gõ nội dung vào ô bình luận ở cuối trang
- Bấm Gửi
Tình huống bất thường:
| Tình huống | Phần mềm làm gì |
|---|---|
| Gửi bình luận rỗng | Nút Gửi không bấm được |
| Muốn sửa bình luận đã gửi | Sửa được trong 15 phút đầu, sau đó chỉ xoá |
| Xoá bình luận | Chỗ đó hiện "Bình luận đã được xoá", không mất dấu vết |
| Bình luận vào việc đã Hoàn thành | Vẫn cho, để còn trao đổi khi cần tra lại |
Đây là chức năng giải quyết trực tiếp khó khăn thất lạc thông tin đã ghi trong khảo sát hiện trạng.
FR-TASK-06 — Đính kèm tệp
Mô tả: gắn công văn, biểu mẫu, ảnh chụp vào công việc.
Ai dùng: cả ba vai trò, trong phạm vi việc mình xem được.
Cần nhập: chọn tệp từ máy.
Kết quả: tệp hiện trong danh sách đính kèm của việc, ai xem được việc thì tải về được.
Giới hạn: mỗi tệp tối đa 20 MB.
Tình huống bất thường:
| Tình huống | Phần mềm làm gì |
|---|---|
| Tệp quá 20 MB | Báo "Tệp vượt quá 20 MB. Vui lòng nén lại hoặc chia nhỏ." |
| Mất mạng giữa chừng | Báo hỏng, cho tải lại từ đầu. Không để tệp dở dang |
| Tải lên tệp trùng tên | Vẫn nhận, hai tệp cùng tên phân biệt bằng thời điểm tải |
| Người ngoài phòng có đường dẫn tệp | Không tải được. Phần mềm kiểm tra quyền mỗi lần tải |
| Xoá tệp | Chỉ người đã tải lên tệp đó, hoặc Trưởng phòng và Ban Giám hiệu trong phạm vi của mình. Tệp ẩn khỏi danh sách nhưng giữ dấu vết ai xoá, lúc nào |
FR-TASK-07 — Xác nhận hoàn thành
Mô tả: người giao việc kiểm tra kết quả rồi đóng việc.
Ai dùng: người đã giao việc đó.
Kết quả: việc chuyển sang Hoàn thành, phần mềm ghi thời điểm. Người phụ trách nhận thông báo.
Các bước:
- Mở việc đang ở trạng thái Chờ xác nhận
- Xem kết quả và trao đổi trong phần bình luận
- Bấm Xác nhận hoàn thành, hoặc Trả lại để làm tiếp
Tình huống bất thường:
| Tình huống | Phần mềm làm gì |
|---|---|
| Kết quả chưa đạt | Bấm Trả lại để làm tiếp, việc quay về Đang làm. Bắt buộc ghi lý do. Lý do lưu vào lịch sử của việc và hiện ngay trong dòng thời gian, không lẫn vào phần bình luận |
| Trưởng phòng khác muốn xác nhận thay | Không được. Chỉ người giao việc mới xác nhận |
| Người giao việc đã nghỉ, tài khoản bị khoá | Ban Giám hiệu xác nhận thay — xem BR-05 |
Đây là chức năng thể hiện BR-01 — quy tắc quan trọng nhất của phần mềm.
FR-TASK-08 — Chuyển giao lại công việc
Mô tả: đổi người phụ trách khi cán bộ nghỉ, quá tải hoặc phân công lại.
Ai dùng: Trưởng phòng, Ban Giám hiệu.
Cần nhập: chọn người phụ trách mới. Lý do chuyển không bắt buộc nhưng nên ghi.
Kết quả: tên người phụ trách đổi, trạng thái giữ nguyên. Cả người cũ và người mới đều nhận thông báo. Phần mềm ghi lại việc đã qua tay những ai — xem BR-09.
Tình huống bất thường:
| Tình huống | Phần mềm làm gì |
|---|---|
| Chuyển việc đã Hoàn thành hoặc Đã huỷ | Không được. Hai trạng thái này là trạng thái cuối |
| Chuyển cho chính người đang phụ trách | Nút Lưu không bấm được |
| Trưởng phòng chuyển cho người phòng khác | Danh sách chỉ hiện cán bộ phòng mình |
| Ban Giám hiệu chuyển giao | Chọn được cán bộ ở bất kỳ phòng nào, việc sẽ thuộc phòng của người mới |
FR-TASK-09 — Huỷ công việc
Mô tả: đánh dấu việc không còn cần làm, nhưng vẫn giữ lại để tra cứu.
Ai dùng: Trưởng phòng, Ban Giám hiệu.
Cần nhập: lý do huỷ — bắt buộc.
Kết quả: việc chuyển sang Đã huỷ, biến mất khỏi danh sách việc đang làm nhưng vẫn tra được khi lọc. Người phụ trách nhận thông báo kèm lý do.
Tình huống bất thường:
| Tình huống | Phần mềm làm gì |
|---|---|
| Không ghi lý do | Không cho huỷ. Vài tháng sau không ai nhớ vì sao huỷ |
| Muốn xoá hẳn khỏi phần mềm | Không có chức năng này cho bất kỳ vai trò nào — xem BR-03 |
| Huỷ nhầm | Không hoàn tác được. Tạo việc mới và ghi rõ thay cho việc đã huỷ |
Phần mềm hỏi lại một lần trước khi huỷ, vì thao tác này không hoàn tác được.
Nhóm 3 — Màn hình theo dõi
FR-VIEW-01 — Màn hình tổng quan
Mô tả: bốn ô đếm cho biết tình hình chung ngay khi vừa đăng nhập.
Ai dùng: Trưởng phòng, Ban Giám hiệu.
Kết quả: bốn ô — Mới giao, Đang làm, Trễ hạn, Hoàn thành (tính trong tháng dương lịch hiện tại). Bấm vào ô nào thì mở danh sách tương ứng.
Cách tính: theo phạm vi của người xem. Trưởng phòng thấy số của phòng mình, Ban Giám hiệu thấy số toàn trường.
Riêng ô Trễ hạn tính theo BR-08 và chia làm hai loại: việc nhân viên chưa nộp đúng hạn, và việc đã nộp nhưng người giao chưa duyệt. Bấm vào ô sẽ thấy rõ từng loại.
Tình huống bất thường:
| Tình huống | Phần mềm làm gì |
|---|---|
| Chưa có việc nào | Hiện số 0 kèm dòng gợi ý "Chưa có công việc nào. Bấm Tạo việc mới để bắt đầu." |
| Số liệu đang tải | Hiện khung xám mờ, không hiện số 0 gây hiểu nhầm |
FR-VIEW-02 — Danh sách việc trễ hạn
Mô tả: đưa việc quá hạn lên đầu để không bị bỏ sót.
Ai dùng: cả ba vai trò, mỗi người trong phạm vi của mình.
Kết quả: danh sách xếp theo mức độ trễ, trễ lâu nhất lên trên, kèm số ngày đã quá hạn.
Tình huống bất thường:
| Tình huống | Phần mềm làm gì |
|---|---|
| Không có việc nào trễ | Hiện "Không có công việc nào quá hạn." |
| Việc không đặt hạn | Không bao giờ tính là trễ — xem BR-04 |
FR-VIEW-03 — Màn hình việc của tôi
Mô tả: danh sách việc cá nhân, trả lời câu hỏi "hôm nay tôi cần làm gì trước".
Ai dùng: cả ba vai trò, hiện việc được giao cho chính mình.
Kết quả: danh sách xếp theo hạn gần nhất lên trước. Việc quá hạn và việc Gấp có dấu hiệu riêng. Việc không có hạn xếp cuối.
Đây là màn hình đầu tiên nhân viên thấy sau khi đăng nhập.
FR-VIEW-04 — Bộ lọc danh sách công việc
Mô tả: thu hẹp danh sách theo điều kiện cần tìm.
Ai dùng: cả ba vai trò, trong phạm vi của mình.
Lọc theo: người phụ trách, trạng thái, mức ưu tiên, khoảng thời gian, và tìm chữ trong tên việc hoặc phần mô tả.
Kết quả: danh sách chỉ còn việc thoả điều kiện, kèm số lượng tìm được.
Tình huống bất thường:
| Tình huống | Phần mềm làm gì |
|---|---|
| Không có kết quả | Hiện "Không tìm thấy công việc nào phù hợp." kèm nút Xoá bộ lọc |
| Tìm chữ không dấu | Bản dùng thử chỉ tìm đúng chữ có dấu. Gõ "cong van" chưa ra "công văn" |
| Chọn khoảng thời gian ngược | Tự đổi lại cho đúng thứ tự, không báo lỗi |
Bộ lọc đang dùng hiện thành các thẻ nhỏ phía trên danh sách, bấm dấu x để bỏ từng cái.
Nhóm 4 — Thông báo
FR-NOTI-01 — Thông báo về công việc
Mô tả: báo cho những người liên quan khi công việc có thay đổi đáng chú ý.
Kết quả: chuông thông báo hiện số chưa đọc. Bấm vào thông báo mở thẳng việc đó.
Sáu trường hợp phát sinh thông báo:
| Khi nào | Ai nhận |
|---|---|
| Việc mới được giao | Người được giao |
| Việc được chuyển giao cho người khác | Cả người phụ trách cũ và người mới |
| Người giao trả lại việc để làm tiếp | Người phụ trách, kèm lý do |
| Người giao xác nhận hoàn thành | Người phụ trách |
| Việc bị huỷ | Người phụ trách, kèm lý do |
| Có bình luận mới | Những người liên quan tới việc, trừ người vừa viết |
Tình huống bất thường:
| Tình huống | Phần mềm làm gì |
|---|---|
| Tôi tự thao tác trên việc của mình | Không tự báo cho chính mình |
| Nhiều bình luận liên tiếp trong ít phút | Gộp thành một thông báo, không bắn liên tục |
FR-NOTI-02 — Nhắc trước hạn
Mô tả: nhắc trước một ngày để cán bộ kịp thu xếp.
Ai nhận: người phụ trách.
Khi nào: trước hạn một ngày, cho việc chưa ở trạng thái Chờ xác nhận, Hoàn thành hoặc Đã huỷ.
Tình huống bất thường: việc không đặt hạn thì không có nhắc. Việc tạo ra khi đã sát hạn dưới một ngày thì được nhắc chậm nhất trong vòng 15 phút.
FR-NOTI-03 — Cảnh báo quá hạn
Mô tả: báo cho cả hai bên khi việc đã quá hạn.
Ai nhận: tuỳ trường hợp, theo BR-08:
| Trường hợp | Ai nhận |
|---|---|
| Nhân viên chưa nộp, đã quá hạn | Người phụ trách và người giao việc |
| Nhân viên đã nộp trước hạn, người giao chưa duyệt | Chỉ người giao việc |
Phân biệt này quan trọng: nhân viên nộp đúng hạn mà vẫn nhận thông báo "việc của bạn quá hạn" sẽ thấy phần mềm tính sai và mất tin tưởng.
Khi nào: ngay sau khi qua hạn, và chỉ báo một lần mỗi ngày cho mỗi việc.
Giới hạn một lần mỗi ngày là bắt buộc. Nếu báo mỗi lần phần mềm rà soát thì một việc bị quên sẽ sinh hàng chục thông báo mỗi ngày, và người dùng sẽ tắt thông báo — làm hỏng luôn cả hai chức năng nhắc hạn kia.
Nhóm 5 — Báo cáo
FR-REP-01 — Xuất báo cáo Excel
Mô tả: xuất danh sách công việc ra tệp Excel để làm báo cáo, thay cho việc tổng hợp thủ công.
Ai dùng: Trưởng phòng, Ban Giám hiệu.
Cần nhập: khoảng thời gian và các điều kiện lọc, dùng chung bộ lọc với màn hình danh sách.
Kết quả: tệp Excel tải về máy, gồm các cột: mã việc, tên việc, người phụ trách, người giao, trạng thái, mức ưu tiên, ngày tạo, hạn hoàn thành, ngày hoàn thành, số ngày trễ.
Các bước:
- Mở danh sách công việc
- Đặt bộ lọc mong muốn
- Bấm Xuất Excel
- Tệp tải về máy
Tình huống bất thường:
| Tình huống | Phần mềm làm gì |
|---|---|
| Không có việc nào thoả điều kiện | Báo "Không có dữ liệu để xuất." Không tạo tệp rỗng |
| Xuất quá 5.000 dòng | Báo "Dữ liệu quá lớn. Vui lòng thu hẹp khoảng thời gian." |
| Đang xuất thì mất mạng | Báo hỏng, cho làm lại. Dữ liệu trong phần mềm không đổi |
Tệp mở được bằng Microsoft Excel 2016 trở lên, chữ tiếng Việt hiển thị đúng dấu.
Bảng truy vết
Nối chức năng với quy tắc nghiệp vụ, để khi sửa một quy tắc biết ngay phải xem lại chức năng nào.
| Mã chức năng | Quy tắc nghiệp vụ liên quan |
|---|---|
| FR-ACC-01 | BR-10 |
| FR-ACC-02 | BR-10 |
| FR-ACC-03 | BR-06, BR-07 |
| FR-TASK-01 | BR-02, BR-04 |
| FR-TASK-02 | BR-02, BR-07 |
| FR-TASK-03 | BR-01, BR-05 |
| FR-TASK-07 | BR-01, BR-05 |
| FR-TASK-08 | BR-09 |
| FR-TASK-09 | BR-03, BR-05 |
| FR-TASK-06 | BR-03 |
| FR-VIEW-01 | BR-08 |
| FR-VIEW-03 | BR-04, BR-06 |
| FR-VIEW-02 | BR-04, BR-08 |
| FR-NOTI-02 | BR-04 |
| FR-NOTI-03 | BR-08 |
Danh sách quy tắc đầy đủ xem Quy tắc nghiệp vụ.