Chuyển tới nội dung chính

Mô tả theo lời người dùng và điều kiện nghiệm thu

Trang này mô tả phần mềm theo góc nhìn của người sử dụng, kèm điều kiện để nghiệm thu từng phần.

Khác với Đặc tả yêu cầu chức năng — trang đó nói phần mềm làm gì, trang này nói người dùng cần gì và vì sao. Hai trang bổ sung cho nhau.

Cách viết​

Mỗi mô tả theo mẫu ba phần:

Là một trưởng phòng, tôi muốn biết ai đang quá tải, để phân công lại cho hợp lý.

Phần để quan trọng nhất. Nó cho biết mục đích thật sự, nhờ đó khi thiết kế có thể tìm cách khác tốt hơn mà vẫn đạt mục đích.

Kèm theo là điều kiện nghiệm thu viết theo mẫu:

Cho rằng đang ở tình huống nào · Khi người dùng làm gì · Thì phần mềm phải thế nào

Mỗi điều kiện phải trả lời được đạt hay không đạt, không có "gần đạt".

Ban Giám hiệu​

US-01 — Nắm tình hình chung trong một cái nhìn​

Là thành viên Ban Giám hiệu, tôi muốn thấy ngay tình hình công việc toàn trường khi vừa đăng nhập, để biết có chỗ nào đang đình trệ mà không phải đi hỏi từng phòng.

Điều kiện nghiệm thu:

  • Cho rằng trong trường đang có công việc ở nhiều trạng thái khác nhau · Khi tôi đăng nhập · Thì màn hình đầu tiên hiện bốn ô đếm Mới giao, Đang làm, Trễ hạn, Hoàn thành trong tháng
  • Cho rằng tôi đang xem màn hình tổng quan · Khi tôi bấm vào ô Trễ hạn · Thì mở ra danh sách đúng những việc đang trễ, xếp việc trễ lâu nhất lên đầu
  • Cho rằng trong phần mềm đang có 1.000 công việc · Khi tôi mở màn hình tổng quan · Thì số liệu hiện đầy đủ trong vòng 3 giây
  • Cho rằng trường chưa có công việc nào · Khi tôi đăng nhập · Thì bốn ô hiện số 0 kèm gợi ý cách bắt đầu, không hiện màn hình trắng

Liên quan: FR-VIEW-01, FR-VIEW-02

US-02 — Làm báo cáo tháng mà không phải gõ lại​

Là thành viên Ban Giám hiệu, tôi muốn xuất danh sách công việc ra tệp Excel, để làm báo cáo tháng mà không phải ngồi tổng hợp thủ công như hiện nay.

Điều kiện nghiệm thu:

  • Cho rằng tôi đã chọn khoảng thời gian từ đầu tháng tới cuối tháng · Khi tôi bấm Xuất Excel · Thì tệp tải về chứa đúng những việc trong khoảng đó, không thừa không thiếu
  • Cho rằng tệp đã tải về · Khi tôi mở bằng Microsoft Excel · Thì chữ tiếng Việt hiện đúng dấu, các cột không bị dồn vào một ô
  • Cho rằng không có việc nào thoả điều kiện lọc · Khi tôi bấm Xuất Excel · Thì phần mềm báo không có dữ liệu, không tải về tệp rỗng
  • Cho rằng danh sách có 1.000 dòng · Khi tôi bấm Xuất Excel · Thì tệp tải xong trong vòng 10 giây
  • Cho rằng điều kiện lọc cho ra hơn 5.000 dòng · Khi tôi bấm Xuất Excel · Thì phần mềm báo dữ liệu quá lớn và gợi ý thu hẹp khoảng thời gian, không tạo tệp

Liên quan: FR-REP-01, FR-VIEW-04

US-03 — Cấp tài khoản cho cán bộ mới​

Là thành viên Ban Giám hiệu, tôi muốn tạo tài khoản cho cán bộ mới và khoá tài khoản người đã nghỉ, để chỉ người đang công tác mới vào được phần mềm.

Điều kiện nghiệm thu:

  • Cho rằng tôi đang ở màn hình Người dùng · Khi tôi điền họ tên, thư điện tử, phòng ban, vai trò rồi bấm Lưu · Thì tài khoản được tạo và phần mềm hiện mật khẩu tạm để tôi bàn giao
  • Cho rằng địa chỉ thư tôi nhập đã có người dùng · Khi tôi bấm Lưu · Thì phần mềm báo trùng và không tạo tài khoản thứ hai
  • Cho rằng một cán bộ còn 5 việc chưa đóng (đang ở Mới giao, Đang làm hoặc Chờ xác nhận) · Khi tôi khoá tài khoản người đó · Thì phần mềm cảnh báo còn 5 việc cần chuyển giao, và tôi vẫn khoá được nếu xác nhận
  • Cho rằng một tài khoản đã bị khoá · Khi người đó thử đăng nhập · Thì không vào được và nhận thông báo liên hệ Ban Giám hiệu

Liên quan: FR-ACC-02

Trưởng phòng​

US-04 — Giao việc và biết chắc có người chịu trách nhiệm​

Là trưởng phòng, tôi muốn giao việc cho một cán bộ cụ thể, để luôn rõ ai chịu trách nhiệm chứ không rơi vào cảnh việc chung không ai làm.

Điều kiện nghiệm thu:

  • Cho rằng tôi đang tạo việc mới · Khi tôi chưa chọn người phụ trách và bấm Lưu · Thì phần mềm không cho lưu và yêu cầu chọn người
  • Cho rằng tôi đang chọn người phụ trách · Khi tôi mở danh sách · Thì chỉ thấy cán bộ trong phòng mình, không thấy người phòng khác
  • Cho rằng tôi vừa giao việc xong · Khi cán bộ đó đăng nhập · Thì người đó thấy việc trong màn hình việc của tôi và có thông báo chưa đọc
  • Cho rằng tôi đang tạo việc · Khi tôi muốn giao cho hai người cùng lúc · Thì phần mềm chỉ cho chọn một người
  • Cho rằng tôi đang tạo hoặc sửa một việc · Khi tôi đặt mức ưu tiên là Gấp · Thì việc đó hiện nhãn "Gấp" trong danh sách của cả tôi và người phụ trách

Liên quan: FR-TASK-01, FR-TASK-02, FR-NOTI-01

US-05 — Tạo việc nhanh khi chưa biết hạn​

Là trưởng phòng, tôi muốn tạo việc ngay cả khi chưa xác định được hạn, để không phải điền hạn bừa chỉ vì phần mềm bắt buộc.

Điều kiện nghiệm thu:

  • Cho rằng tôi để trống ô hạn hoàn thành · Khi tôi bấm Lưu · Thì việc được tạo bình thường
  • Cho rằng một việc không có hạn · Khi thời gian trôi qua · Thì việc đó không bao giờ bị tính là trễ hạn
  • Cho rằng một việc không có hạn · Khi tôi mở màn hình việc của tôi · Thì việc đó xếp cuối danh sách, sau các việc có hạn
  • Cho rằng sau này đã biết hạn · Khi tôi mở việc và điền hạn · Thì phần mềm ghi nhận và bắt đầu tính nhắc hạn

Liên quan: FR-TASK-01, FR-VIEW-03, FR-NOTI-02

US-06 — Duyệt kết quả trước khi đóng việc​

Là trưởng phòng, tôi muốn tự tay xác nhận việc đã xong, để không xảy ra tình trạng cán bộ báo xong nhưng thực tế chưa đạt yêu cầu.

Điều kiện nghiệm thu:

  • Cho rằng một việc tôi đã giao đang ở trạng thái Chờ xác nhận · Khi tôi mở việc đó · Thì tôi thấy hai lựa chọn: Xác nhận hoàn thành và Trả lại để làm tiếp
  • Cho rằng một việc do người khác giao đang ở trạng thái Chờ xác nhận · Khi tôi mở việc đó · Thì tôi không thấy hai lựa chọn đó
  • Cho rằng tôi thấy kết quả chưa đạt · Khi tôi bấm Trả lại để làm tiếp · Thì phần mềm bắt tôi ghi lý do trước khi trả lại
  • Cho rằng tôi đã trả lại việc · Khi cán bộ mở phần mềm · Thì việc quay về trạng thái Đang làm và người đó nhận thông báo kèm lý do
  • Cho rằng một việc đang ở trạng thái Đang làm · Khi cán bộ tìm cách đóng việc · Thì người đó không có lựa chọn chuyển sang Hoàn thành

Liên quan: FR-TASK-03, FR-TASK-07

US-07 — Chuyển việc khi cán bộ nghỉ hoặc quá tải​

Là trưởng phòng, tôi muốn chuyển việc sang người khác, để công việc không dừng lại khi một cán bộ nghỉ đột xuất.

Điều kiện nghiệm thu:

  • Cho rằng một việc đang ở trạng thái Đang làm · Khi tôi chuyển sang cán bộ khác · Thì trạng thái giữ nguyên là Đang làm, chỉ đổi tên người phụ trách
  • Cho rằng tôi vừa chuyển giao · Khi tôi xem lịch sử của việc · Thì thấy rõ trước đây ai phụ trách, ai chuyển, chuyển lúc nào
  • Cho rằng tôi vừa chuyển giao · Khi hai cán bộ liên quan đăng nhập · Thì cả người cũ và người mới đều nhận thông báo
  • Cho rằng một việc đã Hoàn thành · Khi tôi mở việc đó · Thì không có nút chuyển giao

Liên quan: FR-TASK-08

US-08 — Huỷ việc mà vẫn giữ dấu vết​

Là trưởng phòng, tôi muốn huỷ việc không còn cần thiết nhưng vẫn tra lại được, để vài tháng sau còn giải thích được vì sao đã huỷ.

Điều kiện nghiệm thu:

  • Cho rằng tôi bấm huỷ một việc · Khi tôi chưa ghi lý do · Thì phần mềm không cho huỷ
  • Cho rằng tôi đã huỷ một việc · Khi tôi xem danh sách việc đang làm · Thì việc đó không còn xuất hiện
  • Cho rằng tôi đã huỷ một việc · Khi tôi lọc theo trạng thái Đã huỷ · Thì vẫn thấy việc đó kèm lý do và người huỷ
  • Cho rằng tôi là bất kỳ vai trò nào · Khi tôi tìm cách xoá hẳn một việc · Thì phần mềm không có chức năng đó

Liên quan: FR-TASK-09

US-09 — Biết việc nào sắp trễ trước khi trễ​

Là trưởng phòng, tôi muốn thấy ngay việc nào đang quá hạn và ai đang giữ, để xử lý sớm thay vì phát hiện lúc đã muộn.

Điều kiện nghiệm thu:

  • Cho rằng phòng tôi có việc quá hạn · Khi tôi mở danh sách việc trễ hạn · Thì việc trễ lâu nhất xếp trên cùng, kèm số ngày đã quá hạn
  • Cho rằng một cán bộ đã nộp đúng hạn nhưng tôi chưa duyệt · Khi tôi xem danh sách trễ hạn · Thì việc đó ghi rõ là đang chờ tôi duyệt, không ghi là cán bộ trễ
  • Cho rằng một việc quá hạn mà cán bộ chưa nộp · Khi đến ngày mới · Thì cả tôi và người phụ trách nhận đúng một thông báo trong ngày, không nhận lặp lại nhiều lần
  • Cho rằng cán bộ đã nộp trước hạn nhưng tôi chưa duyệt · Khi đến ngày mới · Thì chỉ mình tôi nhận thông báo, cán bộ đó không nhận
  • Cho rằng phòng tôi không có việc nào trễ · Khi tôi mở danh sách · Thì hiện dòng thông báo không có việc quá hạn

Liên quan: FR-VIEW-02, FR-NOTI-03, và BR-08

US-10 — Tìm lại việc cũ khi cần​

Là trưởng phòng, tôi muốn lọc danh sách theo người, trạng thái hoặc thời gian, để tìm lại một việc cụ thể mà không phải cuộn hết danh sách.

Điều kiện nghiệm thu:

  • Cho rằng phòng có nhiều việc · Khi tôi chọn lọc theo một cán bộ · Thì chỉ còn việc của người đó, kèm số lượng tìm được
  • Cho rằng tôi đã đặt nhiều điều kiện lọc · Khi tôi nhìn phía trên danh sách · Thì thấy các điều kiện đang áp dụng và bỏ được từng cái
  • Cho rằng không có việc nào thoả điều kiện · Khi danh sách hiện ra · Thì có dòng thông báo và nút xoá bộ lọc
  • Cho rằng tôi lọc trên 1.000 công việc · Khi tôi bấm áp dụng · Thì kết quả hiện trong vòng 2 giây

Liên quan: FR-VIEW-04

Nhân viên​

US-11 — Biết hôm nay cần làm gì trước​

Là nhân viên, tôi muốn mở phần mềm ra là thấy ngay việc của mình xếp theo mức độ gấp, để không phải nhớ trong đầu hoặc lục lại tin nhắn.

Điều kiện nghiệm thu:

  • Cho rằng tôi có nhiều việc với hạn khác nhau · Khi tôi đăng nhập · Thì màn hình đầu tiên là việc của tôi, việc có hạn gần nhất xếp trên
  • Cho rằng tôi có việc đánh dấu Gấp · Khi tôi xem danh sách · Thì việc đó có nhãn chữ "Gấp" màu cam ở đầu dòng
  • Cho rằng tôi có việc đã quá hạn · Khi tôi xem danh sách · Thì hạn của việc đó hiện màu đỏ kèm số ngày đã quá hạn
  • Cho rằng tôi đang ở màn hình việc của tôi · Khi tôi tìm việc của đồng nghiệp · Thì không thấy việc của ai khác

Liên quan: FR-VIEW-03, FR-ACC-03

US-12 — Báo tiến độ mà không phải nhắn tin​

Là nhân viên, tôi muốn tự cập nhật trạng thái công việc, để trưởng phòng biết tôi đang làm tới đâu mà không phải hỏi.

Điều kiện nghiệm thu:

  • Cho rằng tôi vừa nhận việc mới · Khi tôi bắt đầu làm và bấm nhận việc · Thì trạng thái chuyển sang Đang làm
  • Cho rằng tôi đã làm xong · Khi tôi bấm báo hoàn thành · Thì trạng thái chuyển sang Chờ xác nhận, không phải Hoàn thành
  • Cho rằng tôi đã chuyển sang Chờ xác nhận · Khi tôi xem lại việc · Thì thấy rõ đang chờ ai duyệt
  • Cho rằng tôi muốn huỷ một việc được giao · Khi tôi mở việc đó · Thì không có nút huỷ

Liên quan: FR-TASK-03

US-13 — Trao đổi ngay trong công việc​

Là nhân viên, tôi muốn hỏi và trao đổi ngay trong công việc, để lần sau tra lại không phải lục hàng trăm tin nhắn Zalo.

Điều kiện nghiệm thu:

  • Cho rằng tôi đang mở một việc · Khi tôi gửi bình luận · Thì bình luận hiện ngay kèm tên tôi và thời điểm
  • Cho rằng tôi vừa bình luận · Khi trưởng phòng đăng nhập · Thì người đó nhận thông báo có trao đổi mới
  • Cho rằng tôi vừa gửi bình luận nhầm · Khi tôi sửa trong vòng 15 phút · Thì sửa được
  • Cho rằng một việc đã Hoàn thành từ lâu · Khi tôi mở lại · Thì vẫn đọc được toàn bộ trao đổi cũ theo đúng thứ tự

Liên quan: FR-TASK-05

US-14 — Gửi kèm công văn, biểu mẫu​

Là nhân viên, tôi muốn đính kèm tệp vào công việc, để người duyệt xem được kết quả ngay tại đó.

Điều kiện nghiệm thu:

  • Cho rằng tôi đang mở một việc · Khi tôi chọn tệp và tải lên · Thì tệp hiện trong danh sách đính kèm kèm tên và dung lượng
  • Cho rằng tệp tôi chọn nặng hơn 20 MB · Khi tôi tải lên · Thì phần mềm báo rõ giới hạn và gợi ý nén lại
  • Cho rằng tệp đã tải lên · Khi trưởng phòng mở việc · Thì người đó tải về được
  • Cho rằng một cán bộ phòng khác có đường dẫn tệp · Khi người đó thử tải · Thì không tải được

Liên quan: FR-TASK-06, FR-ACC-03

US-15 — Không quên hạn​

Là nhân viên, tôi muốn được nhắc trước khi đến hạn, để không bị trễ vì quên.

Điều kiện nghiệm thu:

  • Cho rằng một việc của tôi đến hạn vào ngày mai · Khi đến 8 giờ sáng hôm nay · Thì tôi nhận được thông báo nhắc
  • Cho rằng tôi có thông báo chưa đọc · Khi tôi đăng nhập · Thì biểu tượng chuông hiện số lượng chưa đọc
  • Cho rằng tôi bấm vào một thông báo · Khi màn hình chuyển · Thì mở thẳng đúng công việc được nhắc
  • Cho rằng một việc của tôi không đặt hạn · Khi thời gian trôi qua · Thì tôi không nhận thông báo nhắc hạn nào

Liên quan: FR-NOTI-01, FR-NOTI-02, FR-NOTI-03

US-16 — Đăng nhập dễ dàng​

Là nhân viên không rành máy tính, tôi muốn đăng nhập mà không gặp trở ngại khó hiểu, để dùng được phần mềm ngay từ ngày đầu.

Điều kiện nghiệm thu:

  • Cho rằng tôi gõ địa chỉ thư có viết hoa chữ đầu · Khi tôi đăng nhập · Thì vẫn vào được bình thường
  • Cho rằng tôi gõ sai mật khẩu · Khi phần mềm báo lỗi · Thì thông báo bằng tiếng Việt và nói rõ tôi nên làm gì tiếp
  • Cho rằng thử với 5 cán bộ chưa từng dùng phần mềm nào tương tự · Khi mỗi người được hướng dẫn 15 phút · Thì ít nhất 4 trên 5 người tự tạo và cập nhật được công việc mà không cần hỏi lại
  • Cho rằng tôi để máy 8 tiếng không dùng · Khi tôi quay lại · Thì phần mềm yêu cầu đăng nhập lại

Liên quan: FR-ACC-01, và NFR-USE-03

Bảng truy vết​

Nối mô tả người dùng với chức năng, để kiểm tra không bỏ sót chức năng nào và không có chức năng nào thừa.

Mô tảChức năng liên quanVai trò
US-01FR-VIEW-01, FR-VIEW-02Ban Giám hiệu
US-02FR-REP-01, FR-VIEW-04Ban Giám hiệu
US-03FR-ACC-02Ban Giám hiệu
US-04FR-TASK-01, FR-TASK-02, FR-TASK-04, FR-NOTI-01Trưởng phòng
US-05FR-TASK-01, FR-VIEW-03, FR-NOTI-02Trưởng phòng
US-06FR-TASK-03, FR-TASK-07Trưởng phòng
US-07FR-TASK-08Trưởng phòng
US-08FR-TASK-09Trưởng phòng
US-09FR-VIEW-02, FR-NOTI-03Trưởng phòng
US-10FR-VIEW-04Trưởng phòng
US-11FR-VIEW-03, FR-ACC-03Nhân viên
US-12FR-TASK-03Nhân viên
US-13FR-TASK-05Nhân viên
US-14FR-TASK-06, FR-ACC-03Nhân viên
US-15FR-NOTI-01, FR-NOTI-02, FR-NOTI-03Nhân viên
US-16FR-ACC-01Nhân viên

Kiểm tra bao phủ​

Cả 20 chức năng bắt buộc đều được ít nhất một mô tả nhắc tới. Riêng hai chức năng sau không có mô tả riêng vì chúng là nền cho các chức năng khác chứ không phải việc người dùng chủ động làm:

Chức năngVì sao không có mô tả riêng
FR-ACC-03 — Phân quyền theo vai tròChạy ngầm, thể hiện trong điều kiện nghiệm thu của US-11 và US-14
FR-TASK-04 — Đặt mức ưu tiênLà một ô trong biểu mẫu tạo việc. Việc đặt nghiệm thu ở US-04, việc nhìn thấy nghiệm thu ở US-11

Sáu chức năng giai đoạn sau chưa có mô tả, sẽ viết khi bắt đầu giai đoạn đó.